In 5 stappen naar een passend toegangscontrolesysteem

Stap 1: Doe een risicoanalyse

Veel bedrijven nemen bij een risicoanalyse alleen de wettelijke vereisten onder de loep, maar beveiliging is net zo belangrijk. Met een goed beveiligingsbeleid bescherm je niet alleen de belangrijke processen, de omgeving en de middelen van jouw bedrijf, maar ook de mensen – jouw grootste goed.

Breng de risico’s in kaart die voor jou de grootste bedreiging vormen. Denk daarbij niet alleen vanuit de technologie die je nodig hebt om jouw organisatie tegen die risico’s te beschermen, maar probeer je voor te stellen hoe de oplossing voor jouw organisatie eruit zou zien in een ideale wereld. Stel daarom de volgende vragen:

• Wat moet er worden beschermd? Wil je naast bedrijfskritische informatie en apparatuur ook mensen en gebouwen beveiligen?
• Welke processen gaan ten koste van het bedrijfsresultaat als ze uitvallen? Denk daarbij aan logistieke en productiegerelateerde processen.
• Wat wil je precies vermijden? Denk aan brand, overstromingen, oververhitting, inbraak of onbevoegde toegang.
• Wat moet er gedaan worden om de schade te beperken?

Stap 2: Zorg voor een langetermijnvisie

Er kan tijdens de levensduur van een toegangscontrolesysteem van alles veranderen. Sta dus niet alleen stil bij je huidige behoeften, maar ook bij die van morgen. Met een langetermijnperspectief zorg je ervoor dat jouw toegangscontrolesysteem de juiste mate van beveiliging biedt en medewerkers helpt hun werk zo goed mogelijk te doen. Dat leidt tot een maximaal rendement op de investering. Neem in het formuleren van een langetermijnvisie bijvoorbeeld het volgende mee: 

Toegangskaarten

Als je kiest voor flexibele werktijden of ploegendiensten en er meerdere locaties zijn, dan zijn toegangskaarten een uitstekende keuze. Werknemers krijgen met één enkele kaart toegang tot allerlei locaties en tijdrovend sleutelbeheer is verleden tijd. Ook kun je monitoren wie waar op welk moment toegang heeft.

De mogelijkheden van huidige en toekomstige technologie

Toegangscontrolesystemen worden steeds vaker aan gebouwbeheersystemen gekoppeld, om zo tot slimme en energiezuinige gebouwen te komen. Deze systemen kunnen alleen efficiënt gekoppeld worden als ze zijn gebaseerd op open branchestandaarden. Toegangscontrolesystemen worden bovendien steeds vaker uitgebreid met biometrische technologie, zoals vingerafdrukherkenning. Ook als dit op dit moment voor jouw organisatie nog geen concrete voordelen biedt, is het prettig om de mogelijkheid tot uitbreiding te hebben.

Nieuw bedrijfsbeleid

Is het de bedoeling dat bezoekers over drie jaar alleen nog maar toegang krijgen via een toegangskaart? Gaat de papieren bezoekersregistratie op de schop? Als je op dat soort zaken anticipeert, weet je zeker dat je het nieuwe beleid gemakkelijk en kosteneffectief kunt uitvoeren.

Nieuwe wetgeving

Nieuwe nationale en internationale wetgeving vraagt om aanpassingen aan het toegangscontrolesysteem. Je kunt tijdrovende en dure aanpassingen voorkomen door voor een schaalbaar systeem te kiezen.

Samenwerken binnen de organisatie

Niet alleen het (top)management, maar ook andere betrokkenen binnen de organisatie hebben ideeën over een betere beveiliging. Die kunnen jouw beveiligingsbudget oprekken. Het is dan ook de moeite waard om plannen te bespreken met collega’s van andere afdelingen, zoals bedrijfsbeheer en facilitair management, beveiliging, ICT, HRM, inkoop en communicatie.

Stap 3: Bepaal welke voordelen het toegangscontrolesysteem écht biedt

Voor een maximaal rendement op de investering in een nieuw toegangscontrolesysteem is het van belang om de potentiële voordelen niet alleen in kaart te brengen, maar ook kritisch te toetsen. Stel bijvoorbeeld de vraag in hoeverre het toegangscontrolesysteem helpt bij het verhogen van het gebruiksgemak voor werknemers, het efficiënter gebruikmaken van werkruimte, het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het verwelkomen van gasten.

Stap 4: Stel een plan van vereisten op

Om ervoor te zorgen dat een nieuw toegangscontrolesysteem optimaal aansluit bij een specifiek type onderneming is het van belang een plan van vereisten op te stellen. Laat daarbij onder meer de volgende vragen de revue passeren:

• Waarom wil je het huidige systeem vervangen?
• Wat zijn de voordelen van het huidige systeem die het nieuwe systeem ook moet bieden?
• Wat verwacht je van het nieuwe toegangscontrolesysteem en welke problemen wil je vermijden?
• Hoe denk je met het systeem de prestaties, efficiëntie, flexibiliteit en schaalbaarheid van de toegangscontrole te verbeteren?
• Welke groepen mensen gaan met het systeem werken?
• Welke fysieke beveiligingsmaatregelen moet je treffen om werknemers, bedrijfsmiddelen en bedrijfsprocessen te beschermen tegen de risico’s die je in kaart hebt gebracht? Denk aan hekken, beplanting, slagbomen, camera’s en controllers.

Stap 5: Zoek de juiste leverancier

Heb je het plan van vereisten opgesteld, dan kun je dit voorleggen aan fabrikanten, installateurs en integrators. Al die partijen bieden net weer een andere service. Zo kan een fabrikant advies geven over de technologische trends en mogelijkheden die voor jou het meest interessant zijn. Daarnaast kan hij meedenken over het maken van primaire technologische keuzes met betrekking tot een nieuw toegangscontrolesysteem en passende beveiligingsoplossingen. Een installateur of integrator zorgt ervoor dat het nieuwe toegangscontrolesysteem en alle aanverwante systemen op de juiste manier worden geïmplementeerd, geïntegreerd en onderhouden. Denk vooraf na over wat je wilt bereiken met de samenwerking met een fabrikant of leverancier en kijk bij de keuze voor een installateur of integrator vooral naar de manier waarop die het systeem in de komende jaren gaat bijhouden en verbeteren.

Samenvattend

Een toegangscontrolesysteem is een aanzienlijke investering waarop je de komende tien jaar wilt kunnen vertrouwen. Daarom is het belangrijk dat je de aankoop goed voorbereidt en alle overwegingen meeneemt. Sta bij elke fase in het proces stil bij de gebruiker van het systeem, vraag je af op welke manier het toegangscontrolesysteem het dagelijks leven van die gebruiker makkelijker kan maken.

Begin met het definiëren van de risico’s die je wilt uitsluiten en leg deze vast in een risicoanalyse. Laat je daarbij niet alleen leiden door de beschikbare technologie en wettelijke vereisten, maar ook door je eigen wensen (stap 1). Stel daarna een langetermijnvisie op (stap 2) en bepaal welke meerwaarden een toegangscontrolesysteem je organisatie kan bieden (stap 3). Maak een plan van vereisten (stap 4) en benader tot slot een geschikte leverancier (stap 5).

Het zijn deze vijf stappen die beslist gaan helpen bij het selecteren van een toegangscontrolesysteem dat aan de wensen van de onderneming voldoet, duidelijke meerwaarde biedt en bovendien niet al binnen een paar jaar achterhaald is.

Bob Dijkman is productmanager bij Nedap Security Management

Implementatie toegangscontrolesysteem: 9 tips

Een nieuw toegangscontrolesysteem heeft een grote impact op organisaties. Met deze 9 tips wordt toegangscontrole implementeren een succes.

1. Toegangscontrole kan weerstand oproepen. Maak het onderwerp daarom vroegtijdig bespreekbaar.
2. Draagplicht van passen kan zinvol zijn, maar alleen als mensen elkaar aanspreken als de pas ontbreekt.
3. Zie toegangscontrole niet los van inbraakbeveiliging, brandbeveiliging, nooddeursignalering en camerasystemen.
4. Betrek collega’s van ICT vroegtijdig bij toegangscontroleprojecten.
5. Bedenk in een vroeg stadium welk type pas gebruikt wordt.
6. Zorg eerst voor interne communicatie. Ga dan pas over tot de implementatie.
7. Probeer het personaliseren en uitreiken van de passen zo soepel mogelijk te laten verlopen.
8. Stel bij voorkeur iemand verantwoordelijk voor alle systeemkoppelingen.
9. Controleer ingevoerde gegevens periodiek op actualiteit